Automatisierung in LOGINventory: Benachrichtigen von bestimmten Benutzern

Hintergrund: Mitgelieferte Tasks

In LOGINventory können auf allen Abfragen Tasks positioniert werden, um gewisse Aktionen zu triggern. Detaillierte Erklärungen dazu finden sich im entsprechenden Handbuch-Kapitel.

Ebenso werden in der Baumstruktur von LOGINventory bereits Abfragen mitgeliefert, auf denen sich Tasks befinden. Diese Abfragen befinden sich größtenteils im Ordner “Interessant” und versenden beispielsweise eine E-Mail, wenn es Geräte gibt, auf denen die Partition C:\ fast belegt ist. Eine andere Abfrage zeigt alle Geräte mit ausstehenden Betriebssystem-Updates oder Reboots.

Über das Ribbon-Menü “Task bearbeiten” kann geprüft werden, welche Task sich auf dem jeweiligen Knoten befindet. Die hier mitgelieferte Task prüft einmal die Woche, ob die Zeilenanzahl größer 0 ist (=ob es Geräte mit ausstehenden Updates / Reboots gibt) und schickt, falls dies der Fall ist, eine Email an die in den Task-Einstellungen hinterlegte Adresse, welche im Anhang den PDF-Export der Abfrage enthält.

In den folgenden Schritten zeigen wir, wie Sie händisch die Abfrage anpassen und die Task modifizieren, sodass ein Powershell-Skript ausgeführt wird. Alternativ steht der fertige Knoten zum Import in LOGINventory hier bereit.

Anpassen der Abfrage

Damit nicht nur der Administrator, sondern der jeweilige Hauptnutzer (=Owner) des Geräts per E-Mail benachrichtigt werden kann, sollten zur Abfrage weitere Spalten, wie Name, Vorname und E-Mail-Adresse des Hauptnutzers, hinzugefügt werden. Dazu wird erst eine Kopie der bestehenden Abfrage angelegt, diese wird dann bearbeitet und die Eigenschaften “Owner.Name” “Owner.UserAccount.FirstName” und “Owner.UserAccount.Mail” werden hinzugefügt. Außerdem wollen wir in diesem Beispiel nur noch Nutzer mit Geräten mit ausstehenden Updates benachrichtigen, weshalb die Filterbedingung so angepasst wird, dass nur noch auf OperatingSystem.UpdatesPending = True gefiltert wird. Deswegen wird die Abfrage jetzt auch umbenannt.

Erstellen eines PowerShell-Skripts

Wird über eine Task ein PowerShell-Skript aufgerufen, so wird u.a. der Parameter $data übergeben, der die Ergebnisse der Abfrage enthält.

Die Task selbst kann nicht auf die in LOGINventory hinterlegten Mail-Server-Einstellungen zugreifen, weshalb diese im Skript hinzugefügt, bzw. angepasst werden müssen.

Folgendes Skript extrahiert also aus dem $data-Parameter die benötigten Informationen zu Vorname, Geräte-Name und Email-Adresse und schickt dem Hauptnutzer des Geräts eine entsprechende Email, wenn die Mail-Server-Einstellungen bei $PSEmailServer = "relay" korrekt angepasst wurden (ebenso wie die Absender-Adresse bei $mailfrom =):

param (
[string]$data
)
$date = Get-Date -uformat "%Y-%m-%d"
$mailfrom = "it@company.de"
$subject = "Update required! $date"
# Set mail server
$PSEmailServer = "relay"
Import-Csv $data -delimiter ";" | ? Owner.UserAccount.Mail -match "\S" | foreach {
$mailTo = $_.'Owner.UserAccount.Mail'
$firstname = $_.'Owner.UserAccount.FirstName'
$asset = $_.'Name'
$body =
"Hey $firstname,
Please install latest Windows patches on your computer ('$asset')!
Kind regards,
Your Admin Team"
Send-MailMessage -to $mailTo -from $mailfrom -Subject $subject -body $body -encoding ([System.Text.Encoding]::UTF8)
}
Exit-PSSession

Aufruf des Skripts über eine Task

Auf der oben angepassten Abfrage kann jetzt eine neue Task hinzugefügt werden (oder je nach Bedarf die alte abgeändert werden).

Die Task soll ausgeführt werden, falls es Rechner mit ausstehenden Updates gibt (Zeilenanzahl > 0). Diese Bedingung soll einmal wöchentlich geprüft werden (z.B. jeden Dienstag um 10 Uhr). Als Aktion wird das Ausführen eines PowerShell-Skripts gewählt. Hier muss jetzt nur noch das zuvor erstellte Skript eingefügt werden.

Um zu testen, ob alles erfolgreich durchgeführt wird, kann nach einem Speichern der Task (durch Klick auf “Übernehmen”) “Jetzt ausführen” gewählt werden. Jetzt sollten alle Nutzer mit ausstehenden Reboots eine entsprechende Mail erhalten haben.

Test der Funktionsweise

Vermutlich hat der Administrator selbst immer vorbildlich alle Updates auf seinem Rechner installiert, weswegen er keine Email bekommen würde. Um zu testen, ob das Skript trotzdem wie gewünscht funktioniert und noch ein Finetuning an Inhalt und Layout der Mail vorzunehmen, kann eine Kopie der verwendeten Abfrage erstellt werden, die als Ergebnismenge nur einen Rechner, nämlich den Client des Administrators enthält. Dies kann z.B. geschehen, indem der Filter modifiziert wird, sodass nicht mehr auf “ausstehende Updates”, sondern auf einen bestimmten Rechner-Namen gefiltert wird.

Die Funktionsweise des Skripts ist natürlich die gleiche – diesmal wird eben nur ein Nutzer benachrichtigt.

Weiteres Beispiel: Automatisierte Bestätigungs-Mail nach Geräte-Übergabe

Mit LOGINventory können nicht nur Assets automatisiert erfasst werden, sondern auch Ausgaben oder Rücknahmen von Geräten digital dokumentiert werden. Dazu kann für jedes Gerät ein QR-Code-Etikett erzeugt werden. Dieses wird via Smartphone oder Tablet gescannt und auf der Web-Oberfläche von LOGINventory kann die Übergabe an einen Nutzer dokumentiert werden:

Jeder Nutzer kann auf einer speziellen Website selbst prüfen, welche Geräte ihm aktuell zugeordnet sind, siehe Handbuch. Ist es jedoch gewünscht, dass der Nutzer zu jeder Ausgabe oder Rücknahme auch eine Bestätigungsmail erhält, kann dies mit Hilfe eines Powershell-Skripts realisiert werden.

Dazu muss zunächst – analog zu oben – eine Abfrage erstellt werden, die Informationen zu den gerade übergebenen Geräten, Details zur Übergabe und u.a. die Email-Adresse des Nutzers erhält. Die unten zum Download verfügbare Abfrage enthält also eine Auflistung von Lifecycle-Einträgen, die am vorherigen Tag erstellt wurden und denn Betreff “HandOut” oder “Return” haben.

Auf dieser Abfrage befindet sich eine Task, die jeden Tag um 00:01 Uhr ausgeführt wird. Der Zeitpunkt der Ausführung ist in diesem Fall wichtig, da im Filter der Abfrage “Start > Today – 1 days” gewählt ist – ein Filtern auf genaue Uhrzeiten ist hier nicht möglich. Es werden also alle relevanten Lifecycle-Einträge aufgelistet, die “nach gestern 00:00 Uhr” erstellt wurden. Würde die Task z.B. erst um 12 Uhr mittags ausgeführt, würde Sie sich auf den Zeitraum der letzten 36 Stunden beziehen und damit ggf. an zwei aufeinander folgenden Tagen eine Bestätigungsmail verschicken.

Als Aktion wird, wie oben, ein Powershell-Skript ausgeführt, dass für jede Zeile eine Email generiert und versendet und damit dem User bestätigt, dass seine Rückgabe ordnungsgemäß registriert wurde oder ihm ein neues Gerät übergeben wurde.

Auch in diesem Skript müssen von Ihnen noch ein paar Anpassungen vorgenommen werden: Passen Sie dazu am Beginn des Skripts den Mail-Server, die Absende-Adresse und die URL an, unter welcher die Nutzer nachprüfen können, welche Geräte Ihnen alle zugeordnet sind.

Wenn alles korrekt eingerichtet wurde, können Sie zum Test auf der Asset-Detail-Seite eine fiktive Übergabe eines Geräts an Sie selbst durchführen. Im Anschluss sollte in der Abfrage dieser Eintrag ersichtlich sein. Wenn Sie danach zur Task auf dem Knoten gehen und “Jetzt ausführen” wählen, wird eine entsprechende Mail an Sie verschickt.

Fazit

Mit LOGINventory können viele Prozesse im Unternehmen automatisiert werden. Die hier verwendeten Beispiele zeigen nur zwei spezifische Anwendungsfälle. Ebenso könnten Nutzer auch aufgrund von anderen Bedingungen benachrichtigt werden, z.B. wenn

• der Client länger als 30 Tage nicht mehr neu gestartet wurde (Filter auf OperatingSystem.LastBoot < Today - 30 days)
• die Druckerpatronen fast leer sind (Filter auf PrinterMarkerSupply.Level < 20)
• auf einem Gerät eine unerwünschte Software installiert ist (Filter auf SoftwarePackage.Undesired = True)
• die Garantie des Geräts demnächst abläuft und der Nutzer nach Mängeln am Gerät gefragt wird (Filter auf Warranty.End ist zwischen Today und Today + 90 days)
• etc.

Durch die relationale Datenbank-Struktur und die Inventarisierung von unterschiedlichen Datenquellen lassen sich also beliebige Auswertungen erstellen, auf denen Tasks frei positioniert werden können, sodass sich viele Aufgaben im Administratoren-Bereich automatisieren lassen. Trotzdem sollte sich immer vor Augen geführt werden, dass diese Auswertungen nur Sinn ergeben, wenn die Daten möglichst aktuell sind. Der reibungslose Betrieb von LOGINventory muss also sichergestellt werden, was sich seinerseits zwar auch mit Tasks überprüfen lässt, jedoch den aufmerksamen Blick eines Administrators nicht ersetzen kann.