IT-Peripherie-Inventarisierung: Zubehör inventarisieren
Verwaltung von Peripherie und Zubehör
LOGINventory bietet neben der automatischen Inventarisierung von Netzwerkgeräten auch die Möglichkeit, IT-Peripheriegeräte und Zubehör, wie z.B. Monitore, Docking Stations, Headsets, Webcams, Tastaturen, Mäuse, Lautsprecher, Beamer, Fernseher, etc. zu verwalten. IT-Peripheriegeräte und Zubehör können in der Regel (Ausnahme sind mit dem Computer verbundene Monitore oder USB-Sticks) nicht automatisch durch die Scan-Methoden von LOGINventory erfasst werden und müssen händisch als eigenständige IT-Peripherie-Geräte in LOGINventory angelegt werden. Erst mit der Anlage als IT-Peripherie-Gerät können relevante Informationen zu dem Gerät hinterlegt und entsprechende User zugeordnet werden. Zudem können für jedes Gerät eigene QR-Code-Etiketten gedruckt und die Aus- und Rückgabe der Geräte digital abgewickelt werden.
Die Übergabe des Geräts wird via Unterschrift auf dem Smartphone bestätigt, woraufhin ein neuer Lifecycle-Eintrag angelegt wird. Die erfassten Daten sind sowohl mit dem User als auch mit dem Gerät verlinkt und können in unserer IT-Asset-Management Software jederzeit eingesehen werden und stehen auch zu einem späteren Zeitpunkt in der Änderungshistorie zur Verfügung.
Peripherie-Geräte benötigen in LOGINventory keine vollwertige Asset-Lizenz, sondern können deutlich kostengünstiger als Add-on Assets verwaltet werden. Mit der optionalen Add-on Asset-Verwaltung von LOGINventory behalten Sie den Überblick, welche Geräte welchem User zugeordnet sind und können Inventarschwund vermeiden.
Peripherie- und Zubehör-Inventarisierung in Aktion
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Ausgabe und Rücknahme der IT-Peripherie
LOGINventory bietet die Möglichkeit, für alle Geräte (egal ob gescanntes Asset oder IT-Peripherie) automatisiert ein individuelles QR-Code-Etikett zu erzeugen und die Ausgabe bzw. Rücknahme des Geräts an/ von einem bestimmten User zu dokumentieren.
Schritt 1: Geräteinformationen anlegen
Grundlage für die Aus- und Rückgabe von IT-Peripherie und Zubehör ist die Anlage in LOGINventory. Die Anlage der IT-Peripheriegeräte erfolgt über den Asset-Editor. Hier können Sie alle relevanten Informationen hinterlegen. Falls Informationen zu verbundenen IT-Assets bereits ermittelt wurden, wie beispielsweise bei Monitoren, können Sie diese als Basis nutzen und noch offene Felder (Rechnungen, Kaufpreis, Standort, etc.) manuell ergänzen und das IT-Peripheriegerät anlegen.
Schritt 2: Individuelle Inventarnummer vergeben
Stellen Sie sicher, dass dem Gerät eine Inventarnummer vergeben wurde: Dies sollte automatisch geschehen, wenn im Dialog zur Verwaltung der Inventarnummern der Haken gesetzt wurde, dass neue Geräte automatisch eine Inventarnummer erhalten. Falls das Gerät noch keine Inventarnummer erhalten hat, können Sie in diesem Dialog auch eine Nummer setzen. Diese Inventarnummer ist die Basis, um für jedes Gerät eine eindeutige Webadresse mittels eines QR-Codes zu generieren.
Schritt 3: Etiketten mit QR-Codes drucken
LOGINventory generiert Ihnen automatisch direkt druckbare Etiketten in gängigen Formaten. Sie benötigen lediglich einen Etiketten-Drucker und können dann die Geräte entsprechend mit den Etiketten versehen. Das Design und die Inhalte der Etiketten können bearbeitet und mit eigenen Texten erweitert oder beispielsweise mit dem Firmenlogo personalisiert werden.
Schritt 4: Digitale Dokumentation der Aus- und Rückgabe via Smartphone
Die QR-Code-Etiketten können ganz einfach mit dem Smartphone oder dem Tablet gescannt werden. Auf der sich öffnenden Seite sehen Sie verschiedene Details des Geräts. Unten stehen zwei Buttons Handout & Return zur Verfügung. Wenn der entsprechende Button gewählt wird, erscheinen weitere Auswahlmöglichkeiten.
Im Fall der Ausgabe (Handout) kann ein Nutzer ausgewählt werden, an den das Gerät übergeben werden soll. Weiterhin gibt es ein Feld zum Hinzufügen einer Notiz und ein Unterschrift-Feld, auf dem der Nutzer mit seinem Finger unterschreiben kann. Durch das Abschließen des Ausgabe-Prozesses mittels Handout-Button wird am Gerät ein Lifecycle-Eintrag hinterlegt, der die eingetragenen Daten und die Unterschrift enthält und der Owner (Hauptbenutzer) des Geräts wird aktualisiert.
Falls die Rückgabe (Return) des Geräts dokumentiert werden soll, ist das Vorgehen ähnlich, es steht jedoch kein Feld zur Auswahl des Nutzers zur Verfügung und die Eigenschaft Owner wird geleert.
Sie möchten das Ganze genauer wissen? Lesen Sie im Handbuch, wie die Ausgabe und Rücknahme von Geräten funktioniert!
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Häufig gestellte Fragen
Was zählt zu den Add-on Assets (alias IT-Peripherie und Zubehör)?
Zu den Add-on Assets zählen alle IT-Peripheriegeräte und Zubehör, wie z.B. Monitore, Docking Stations, Headsets, Webcams, Tastaturen, Mäuse, Lautsprecher, Beamer, Fernseher, etc..
Wird für die Inventarisierung von IT-Peripheriegeräten eine eigene Lizenz benötigt?
Ja, für die Verwaltung der Add-on Assets (IT-Peripherie und Zubehör) in LOGINventory wird eine eigene Lizenz benötigt.
Können IT-Peripheriegeräte den Nutzern zugeordnet werden?
Ja, durch die Dokumentation der Übergabe auf dem Smartphone entsteht in LOGINventory ein entsprechender Lifecycle-Eintrag und eine Verknüpfung zwischen Nutzer und Gerät wird angelegt. So ist stets sichtbar, wem wann welches Gerät übergeben wurde und, ob die Rückgabe bereits erfolgt ist.
Wird eine App benötigt, um die Übergabe via Smartphone durchzuführen?
Für die Übergabe wird keine App benötigt. Durch den Scan des QR-Codes öffnet sich auf dem Smartphone oder Tablet eine Webseite. Natürlich kann in LOGINventory definiert werden, welche Nutzer über das Recht verfügen, die Ausgabe des Geräts zu dokumentieren, bzw. die Details im Browser zu betrachten.
Welche Etikettengröße wird empfohlen?
Für den Druck der Labels, sollten Sie über einen Label-Drucker verfügen, der in der Lage ist, möglichst kleine Etiketten zu bedrucken, um auch kleine Peripherie-Geräte, wie USB-Sticks oder Headsets mit Aufklebern versehen zu können.
Die von uns mitgelieferten Reporte passen für die Formate 13 mm x 25 mm und 25 mm x 54 mm. Auch andere Formate sind möglich, denn alle Etiketten basieren auf Reporten, die frei angepasst werden können und somit auch die Abmessungen modifiziert werden können.