Viele Unternehmen verwalten längst mehr als nur IT-Equipment – doch bisher war LOGINventory auf genau dieses beschränkt. Mit Version 2025.1 öffnen wir das System für eine Vielzahl weiterer Anwendungsfälle: Von Bürostühlen über Schlüsselkarten bis hin zu Werkzeugen lassen sich nun alle Gegenstände erfassen, nachverfolgen und managen – digital, strukturiert und nachvollziehbar.
Gegenstandsverwaltung
LOGINventory erweitert mit der Version 2025.1 seinen Funktionsumfang: Ab sofort können Sie nicht nur IT-Assets, sondern auch allgemeine Gegenstände verwalten und dabei Aus- sowie Rückgaben lückenlos dokumentieren – genau wie es sich viele Kunden gewünscht haben. Damit erfüllen wir mit LOGINventory nun auch die Funktionen einer Enterprise-Asset-Management Software.
So stehen jetzt alle Optionen, die es bisher schon für Peripherie-Geräte gab, auch für den neuen Add-on Asset-Typ “Gegenstand” zur Verfügung: Gegenstände können händisch angelegt werden, aus csv-Dateien importiert werden, oder über die REST-API generiert werden. Gegenstände können dabei beliebige Eigenschaften erhalten, da das Datenmodell über das “Eigene Eigenschaften”-Widget frei erweiterbar ist. Gegenstände können Nutzern zugeordnet werden, QR-Code-Etiketten können erzeugt werden, die Übergabe kann digital dokumentiert werden, Gegenstände können in Abfragen, Dashboards, Reporten und dynamischen Dokumenten ausgewertet werden. Natürlich können auch Lifecycle-Einträge oder Dokumente an Gegenständen in LOGINventory hinterlegt werden.
Gegenstände Anlegen
Neue Gegenstände – egal ob Fahrzeuge, Möbel, Maschinen, Schlüssel oder Pflanzen – lassen sich direkt im Asset-Editor anlegen, aus CSV-Dateien importieren oder automatisiert über die REST-API erfassen. Dabei können alle relevanten Informationen wie Name, Typ, Hersteller, Modell, Abmessungen oder Seriennummer hinterlegt werden – inklusive individuell definierbarer Zusatzfelder, wie Kaufpreis, Farbe, Gewicht, Leasingdauer oder welche Eigenschaft auch immer Ihr Gegenstand hat.
Tipp: Vergeben Sie als “CustomType” eine Bezeichnung, zu der ein Icon im Resource Repository hinterlegt ist (oder hinterlegen Sie dort eigene Icons) und das passende Symbol wird an vielen Stellen in LOGINventory (z.B. Info-Widget oder im Web-Viewer) angezeigt.
Inventarnummern Generieren
Jedes Asset erhält automatisch eine individuelle Inventarnummer, die als digitale Identifikation für das Asset-Tracking dient. Wenn die entsprechende Checkbox gesetzt ist, wird die Inventarnummer automatisch vergeben, das zu verwendende Namensmuster für die Inventarnummern lässt sich dabei frei anpassen. Die Inventarnummer bildet die Basis für die Generierung eines eindeutigen Links zum Asset – etwa für die spätere Ausgabe oder Rücknahme über QR-Code.
QR-Code-Etiketten Erzeugen
Falls gewünscht erzeugt LOGINventory auf Knopfdruck druckbare Etiketten mit QR-Codes für jedes physische Asset. Die Etiketten lassen sich in verschiedenen Formaten anpassen – inklusive Firmenlogo, Textbausteinen oder individuellen Angaben. Nicht auf jedem Gegenstand lässt sich sinnvoll ein Etikett befestigen. Um die Übergabe per Smartphone dokumentieren zu können, ist der QR-Code daher kein Muss. Ebenso kann in der Web-Oberfläche nach dem Gegenstand z.B. an Hand von Name oder Seriennummer gesucht werden.
Ausgabe & Rücknahme per Smartphone Dokumentieren
Per Scan des QR-Codes öffnet sich die Asset-Detail-Seite der Weboberfläche von LOGINventory. Hier kann jedes Asset mit einem Klick ausgegeben oder zurückgenommen werden – direkt im Browser eines Smartphones oder Tablets, ohne zusätzliche App. Dabei wird:
- der zuständige Nutzer ausgewählt,
- optional eine Notiz hinterlegt,
- und die Übergabe durch digitale Unterschrift bestätigt.
Durch den erzeugten Lifecycle-Eintrag ist genau nachvollziehbar, wer wann welches Asset erhalten hat. Außerdem stehen hier noch mehr Funktionen zur Verfügung: Fotos können hinterlegt werden, Eigenschaften editiert werden oder mehrere Geräte gleichzeitig ausgegeben oder zurückgenommen werden.
Transparente Nachverfolgung
Über die Web-Oberfläche von LOGINventory erhalten berechtigte Personen Zugriff auf alle zugeordneten Assets und deren Lifecycle-Historie. Auch Mitarbeitende ohne LOGINventory-Zugang können im Self-Service nachvollziehen, welche Assets ihnen aktuell zugewiesen sind und wann sie Geräte übernommen haben. So sorgt LOGINventory für vollständige Transparenz – ganz ohne Excel-Listen oder manuelle Übergabeprotokolle.
Auswertungen in Abfragen, Dashboards, Dokumenten & mehr
Durch die freie Anpassbarkeit aller Auswertungen können Gegenstände überall in LOGINventory verwendet werden. In der Tabelle “Item” finden sich alle Gegenstände. Wollen Sie eine Abfrage erstellen, die sowohl gescannte Assets, Peripherie-Geräte als auch Gegenstände enthält, nutzen Sie die Tabelle “HardwareAsset“. Egal ob in Abfragen, Dashboards, Reporten oder Dynamischen Dokumenten: Die Auswertemöglichkeiten kennen keine Grenzen.
Lizenzierung
Gegenstände benötigen – genau wie Peripherie-Geräte – eine Lizenz für Add-on Assets. Damit sind sie preislich deutlich günstiger als die klassischen, automatisiert erzeugten Assets. Im Gegensatz zu Assets müssen Gegenstände im Allgemeinen händisch angelegt oder importiert werden, da Sie im Gegensatz zu beispielsweise einem Windows-Gerät über keine Schnittstelle verfügen, über welche automatisiert Informationen ausgelesen werden können.
Damit können jetzt mit einer Lizenz für Add-on Assets sowohl Peripherie-Geräte als auch allgemeine Gegenstände verwaltet werden. Wenn Sie bereits über eine Lizenz für Add-on Assets verfügen und noch freie Lizenzplätze haben, können Sie nach dem Update auf Version 2025.1 direkt loslegen und Gegenstände anlegen.
Verfügen Sie noch über keine Lizenz für Add-on Assets oder sind bereits alle Plätze durch Peripherie-Geräte belegt?
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