Die IT-Systemlandschaften in Unternehmen haben insbesondere in den letzten Jahren enorm an Komplexität zugenommen. Das ist in erster Linie auf die Vielzahl der verwendeten Hard- und Software Komponenten zurückzuführen – unterliegen diese doch immer rascheren Entwicklungszyklen. Durch überflüssige Rechner, Softwarepakete und mangelnde Transparenz in den Systemlandschaften entstehen oftmals hohe Kosten, die durch ein gezieltes IT Asset Management kontrolliert und minimiert werden können.

IT Asset Management

Was ist ein IT Asset?

Bevor wir uns näher mit dem IT Asset Management auseinandersetzen, gilt es zunächst, eine allgemeingültige Definition für „IT Assets“ zu finden. Das aus dem Englischen Stammende Wort „asset“ bedeutet auf Deutsch so viel wie „Vermögenswert“ oder „Aktivposten“ in der Bilanz. Generell kann ein Asset also als etwas Wertvolles oder Nützliches beschrieben werden. Ein Asset in der IT kann demnach sowohl Hard- als auch Softwarekomponenten jeglicher Form einnehmen. All diese Assets haben dabei gemeinsam, dass sie immer eine begrenzte Lebens- bzw. Nutzungszeit aufweisen. Schließlich werden veraltete Hardwarekomponenten in Unternehmen aussortiert oder deren Leasingverträge laufen aus – gleiches gilt natürlich für Software Lizenzen. Computer, Smartphones, Drucker, Softwarepakete usw. können also als IT Assets angesehen werden.

Was versteht man unter IT Asset Management?

Das IT Asset Management hat also die Aufgabe, die soeben definierten IT Assets zu

  • Planen
  • Überwachen
  • Organisieren
  • Steuern.

Dabei geht es allerdings nicht nur um eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Assets, sondern um eine sinnvolle Nutzung der erhobenen Daten, die schließlich zur einer besseren Gesamtperformance im Netzwerk beitragen soll. Demnach hilft ein ordentlich geführtes IT Asset Management dabei,

  • die Produktivität zu erhöhen
  • Software-Lizenzen hinsichtlich Unter- und Überlizenzierung zu verwalten
  • Transparenz im Netzwerk zu schaffen
  • die Kosten für das IT Management kontrollierbar zu gestalten.

IT Asset Lifecycle

Wie so gut wie alles auf der Welt, weisen auch IT Assets eine begrenzte Lebensdauer auf. Während ihrem Einsatz in Unternehmen durchlaufen IT Assets daher einen gewissen Lebenszyklus, den man – unabhängig von der genauen Funktion eines bestimmten Assets – in fünf grundlegende Phasen untergliedern kann.

  1. Planung
    In der Planungsphase wird der Bedarf an IT Assets ermittelt.
  2. Beschaffung
    Die neuen IT Assets werden erworben und deren individuelle Attribute werden im IT Asset Management Tool erfasst.
  3. Betrieb
    Die neuen IT Assets werden im Netzwerk installiert und integriert. Es erfolgt ein Monitoring der Beziehungen der einzelnen Assets.
  4. Support (Wartung, Garantie)
    Für jedes IT Asset sind Verträge, Auslaufdaten und mehr hinterlegt – für mehr Transparenz.
  5. Stilllegung bzw. Erneuerung
    Je nach Bedarf können IT Assets abgeschafft, erneuert oder ersetzt werden. Entsprechende Assets können beispielsweise über LOGINuse identifiziert und somit Kosten eingespart werden.

Der IT Asset Lifecycle bildet also die Grundlage für ein erfolgreiches Software IT Asset Management. Im Rahmen eines systematischen Prozesses können die verschiedensten Assets also kostengünstiger geplant, beschafft, betrieben, gewartet und schließlich entsorgt oder erneuert werden.

Funktionen eines IT Asset Management Tools

Die Hauptfunktion eines IT Asset Management Tools ist Transparenz. Nicht nur große Netzwerke weisen für Administratoren teils sehr komplexe Strukturen auf. Die übersichtliche Darstellung dieser Strukturen kombiniert mit individuellen Attributen pro Asset ermöglicht es, auch für Außenstehende, einen schnellen und voll-umfassenden Überblick über alle IT Assets im Netzwerk zu erlangen. Daher ergeben sich auf verschiedenen Ebenen des IT Asset Lifecycles enorme Potenziale:

1. Strafzahlungen durch den Einsatz unterlizenzierter Assets vermeiden

Softwarehersteller unterziehen ihre Kunden in unterschiedlichen Abständen Betriebsprüfungen. Dabei wird insbesondere darauf geachtet, ob alle genutzten IT Assets auch die entsprechenden Softwarelizenzen aufweisen. Mit Hilfe eines IT Asset Management Tools haben Unternehmen die Möglichkeit, einen permanenten Überblick über die gesamte verwendetet Software im Unternehmen zu beizubehalten sowie deren Lizenzen automatisiert zu überwachen. Drohende Strafzahlungen können also frühzeitig vorgebeugt werden – darüber hinaus kann durch den Einsatz von IT Asset Management Tools der Prozess einer Betriebsprüfung durch aktuelle und vollständige Daten beschleunigt werden.

2. Kostenersparnis durch Identifizierung ungenutzter Assets

Selbstverständlich kann ein IT Asset Management Tool auch umgekehrt dabei helfen, ungenutzte Assets zu identifizieren und diese schließlich abzubauen. Konkret bedeutet das, dass ungenutzte Soft- und Hardwarekomponenten in dem Asset Management Tool gesondert hervorgehoben werden – das Tool macht proaktiv auf diese aufmerksam. Unnötige (Lizenz-) Kosten können eingespart werden.

3. Total Cost of Ownership ermitteln

Alle im Lebenszyklus eines IT Assets anfallenden Kosten – von der Ersteinrichtung bis zur Entsorgung – können unter der Total Cost of Ownership (TCO) zusammengefasst werden. Diese Daten sind insbesondere bei der Planung und Steuerung von IT Assets enorm wichtig und helfen Unternehmen dabei, Investitionen sorgfältig zu planen und diese zu bewerten.

4. Risiken minimieren

Durch die Zuhilfenahme von IT Asset Management Software kann die Sicherheit, insbesondere die der Daten, in Unternehmen erhöht werden: Jede in einem Unternehmen genutzte Software stellt ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. Wenn also die reine Anzahl an genutzten Software-Assets reduziert wird, werden die möglichen Sicherheitslücken in diesen ebenfalls reduziert. Zudem gibt es in IT Asset Management Systemen die Möglichkeit, veraltete Softwareversionen zu identifizieren.

5. Standardisierung

Durch die Standardisierung des Asset Managements kann die Effizienz gesteigert werden. Daten können im Vergleich zum manuellen Bestandsmanagement von IT Assets enorm schnell und fehlerfrei erfasst werden. Dabei sind diese Daten standardisiert und somit ohne Aufwand vergleich- und verwertbar. Nicht standardisierte IT Assets zu verwalten kann zu einem deutlich höheren Aufwand für die betroffenen Personen in der IT führen.

IT Asset Management vs. Service Asset and Configuration Management (SACM)

Im Zusammenhang mit IT Asset Management (ITAM) steht auch das Service Asset an Configuration Management (SACM). Das SACM erfüllt im Prinzip eine ähnliche Aufgabe wie das ITAM – jedoch ist das SACM etwas breiter aufgestellt. Das heißt, dass das Service Asset and Configuration Management über Hard- und Software Assets hinaus auch noch Service Assets erfasst. Anders ausgedrückt, deckt SACM also den gesamten Prozess eines Unternehmens mit allen daran beteiligten Touchpoints und Personen ab. Es werden also Konfigurationselemente bereitgestellt, die notwendig sind, um IT Services zu erbringen. Dabei werden auch deren Beziehungen untereinander dargestellt.

Best Practice für ITAM

In LOGINventory8 haben Anwender die Möglichkeit, alle Phasen des IT Asset Lifecycles abzubilden. Durch eine genaue Kenntnis des Ist-Standes aller IT-Assets kann sinnvoll geplant werden, welche IT Assets demnächst beschafft werden müssen (Phase 1). Nach der Bestellung neuer Assets können diese bereits vor Eintreffen im Unternehmen angelegt und mit eigenen Eigenschaften versehen werden (sogenanntes Pre-Staging) (Phase 2). Während es Betriebs (Phase 3) werden alle Assets regelmäßig durch die unterschiedlichen Erfassungsmethoden gescannt, um stets den aktuellen Stand in LOGINventory zur Verfügung zu haben. Mit einer Kombination aus diversen mitgelieferten Berichten und frei-definierbaren eigenen Auswertungen bleiben keine Aspekte unbemerkt. Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail versandt , falls wichtige Änderungen im Netzwerk bemerkt wurden. Zur Unterstützung des Supports (Phase 4) können Wartungs-Verträge, Rechnungen, Ablaufdaten, etc. an den IT Assets hinterlegt werden, um alle Informationen immer gebündelt an einem Ort zur Verfügung zu haben. Assets können archiviert werden (Phase 5), um auch nach dem Ende ihrer Lebensdauer im Unternehmen weiterhin historische Daten betrachten zu können.

Mit dem Lizenzmanagement von LOGINventory haben Sie die Möglichkeit, alle oben beschriebenen Potenziale zu nutzen:

  • Erkennen Sie Unterlizenzierung und dokumentieren Sie welche Maßnahmen dagegen getroffen werden.
  • Identifizieren Sie ungenutzte Lizenzen und reduzieren Sie Ihre Kosten.
  • Dokumentieren Sie die TCO, diese helfen für die Planung künftiger Budgets.
  • Minimieren Sie Risiken, in dem Sie stets den Patch- und Hotfix-Stand aller Systeme überwachen.
  • Standardisieren Sie Ihre Assets, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Machen Sie den Schritt von der Theorie in die Praxis! Holen Sie sich Ihre kostenlose Testversion von LOGINventory und überzeugen Sie sich, wie einfach IT Asset Management sein kann!

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